En Gestión de Conocimiento, las cifras tampoco mienten.

Si bien, la incredulidad frente a la necesidad de implementar procesos de Gestión del Conocimiento se ha mitigado en la última década, gracias a la evidencia y a los resultados de muchos con su uso, ahora el reto es mayor. Instaurar procesos de KM (knowledge Management) sostenibles y ejemplares son una tarea obligada para quienes deciden enfrentarse al cambio demandante y excluyente del mercado.  Ya no es suficiente con Gestionar Conocimiento por sí solo, ahora todo debe traducirse en cifras que permitan a las organizaciones vender resultados tangibles. Por esta razón, muchos han creído conveniente unirse a la causa y sustentar a través de investigaciones estadísticas la realidad de la Gestión del Conocimiento, de manera que pueda inyectarse en las venas empresariales, la indudable necesidad de administrar la información y generar conocimiento.

Con este panorama como referencia, durante los últimos 10 años aproximadamente, la firma KPMG encuestó alrededor de 500 organizaciones y pudo extraer una serie de estadísticas interesantes; del mismo modo la revista Trend management se une realizando una encuesta para 1.623, la cual ha revelado una serie de puntos importantes:

• El 61% de las empresas sufre de sobrecarga de información, lo cual provoca que sus integrantes no tengan el tiempo necesario para compartir conocimiento.

• El 81% de las empresas tiene actualmente o, consideran planificar, programas KM. El 38% tiene actualmente un programa KM, lo cual muestra que las empresas han empezado a considerar la necesidad de este tipo de proyectos.

• En las empresas que han implantado programas KM comentan que juega un rol ”extremadamente importante” o “importante” en la mejora de las Ventajas competitivas (79%), en el Marketing (75%), en Mejorar el enfoque al cliente (72%), en el Desarrollo de los empleados (57%), en la Innovación de productos (64%) y en el incremento del crecimiento y las ganancias (ambas 63%).

• Las empresas con programas KM están mejor localizadas que las que no tienen. Por ejemplo, menos de la mitad de las empresas con un programa KM se queja de reinventar la rueda (43%) contra los dos tercios (63%) de los que no tienen.

• Las implementaciones de programas KM han generado una gran variedad de acciones. El 76% ha generado una estrategia de conocimiento, el 64% ha adoptado el entrenamiento, el 58% ha establecido compartir mejores prácticas, el 57% ha instaurado políticas de conocimiento y el 50% ha establecido redes formales de KM.

Aunque estos datos pueden ser motivadores, existen algunos que indican que se debe seguir trabajando:

• Lamentablemente, los estudios revelan que las organizaciones aún siguen ciegas a las consideraciones de los empleados. De hecho, sólo el 33% de los programas KM ha implementado políticas en torno al conocimiento – estipulando cuales elementos de conocimiento almacenar, actualizar y seleccionar – y menor aún (31%) gratificar a los trabajadores del conocimiento.

• Las empresas aún ven a la Gestión del Conocimiento como un solución puramente tecnológica. Por ejemplo, la participación de la tecnología en las soluciones está marcada por el uso de Internet (93%), Intranet (78%), Data warehousing y Data Mining (63%), administración de documentos (61%), apoyo a decisiones (49%), Groupware (43%) y Extranets (38%), frente a un 44% de desarrollo de una estrategia de conocimiento, 33% de desarrollo de políticas y creación de redes formales en torno al conocimiento.

• Una investigación realizada por la consultora Arthur Andersen en torno a los factores críticos para la implantación de la Gestión del conocimiento indicó que «solo uno de los seis factores críticos para implementar eficazmente la Gestión del Conocimiento está relacionado con la tecnología. La apertura y la confiabilidad de la alta gerencia encabezan la lista».

• Algunos beneficios esperados no se han cumplido. El 20% opina que la falta de comunicación entre los usuarios es uno de los motivos, el 19% opina que es debido a que el uso diario no se integra con el proceso normal de trabajo, el 18% opina que es debido a que los sistemas son muy complicados, el 15% piensa que es debido a la falta de entrenamiento, mientras que el 13% opina que es porque no se visualizan beneficios personales.

Además, otras características importantes reveladas en estos estudios son: no existe un consenso en torno a la definición de Gestión del conocimiento, las expectativas y resultados esperados, y la relación existente entre los activos intangibles y el valor de mercado y, aunque parezca paradójico, la variabilidad de opciones en torno a la Gestión del Conocimiento ha generado falta de certeza en torno a las características que esta debe tener, los resultados que debe generar, el rol que debe cumplir en la organización, entre otras. Sin embargo, existe consenso en torno a un objetivo: generar valor a largo plazo.

Todos estos estudios terminan con posiciones bastante positivas que encuentran sustentabilidad en lo que actualmente ocurre en el interior de muchas organizaciones, sin importar su ubicación, razón social, tamaño y mucho menos su personalidad. Como bien concluyen estas investigaciones:

“Todo esto confirma que la Gestión del Conocimiento es una parte aceptada de la agenda de negocios: los beneficios son reconocidos y las organizaciones con un programa de GC son demostrablemente mejores que las que no. Sin embargo, dichos beneficios se están perdiendo y las organizaciones no están para hacer frente a los retos reales. En particular, están ciegos a las consideraciones de los empleados y muchos todavía ven la Gestión del Conocimiento en términos puramente tecnológicos.

Como resultado, los empleados se quejan de la sobrecarga de información y de las políticas que no los recompensa por conducir iniciativas de gestión (por ejemplo, compartir y mantener el conocimiento). Las organizaciones no llegan a comprender los cambios fundamentales las operaciones en su día a día y la cultura que requiere la implementación exitosa de KM. También están fallando para elevar sus miras y reconocer el impacto en el precio parte de los beneficios, y la retención de empleados y el desarrollo que la GC puede ofrecer… Las empresas que han comprendido los procesos de KM y han implementado políticas para fomentarlos son recompensadas con índices de competitividad en los mercados… El resultado será un círculo virtuoso que provoque los cambios internos necesarios para fomentar los conocimientos y ver los beneficios en términos de valor para sus empleados”.

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Equipo Rubikey

Gestión del Conocimiento y Emprendimiento en una misma dirección.

Muchos de los que inician la construcción de sus iniciativas de emprendimiento, asumen que basta única y exclusivamente con tener la mejor idea, apalancarla con el apoyo financiero y rodearse de quien oriente y resuelva aquellos temas que a lo mejor no se dominan. Un modelo de negocios que los diferencie, un plan estructurado que les dé formalidad, uno o varios socios con quien discutir, en ocasiones legalizar la idea como una sociedad anónima, una empresa limitada, o en el caso Colombiano, convertirse en S.A.S porque tiene más ventajas en constitución y cierta informalidad en la responsabilidad accionaria y tributaria y, finalmente vender y vender con el propósito de crecer y fortalecer ese sueño ya materializado en empresa pero, ¿hasta qué punto existe la preparación para enfrentarse a la agresividad del mercado?, porque independiente del sector donde el sueño emprendedor asiente sus raíces, siempre habrá competencia por el más fuerte.

Existe la convicción de que ser emprendedor es un camino espinoso y que los obstáculos que se deben advertir son variados y complejos como se quiera, pero generalmente se piensa en ellos como entidades externas que van llegando a veces porque así es el designio del emprendedor y se olvida el rompecabezas que debe armarse al interior de ese sueño emprendedor. No basta con armar un esquema típico empresarial, como espejo de la realidad de otros, sino se tiene claro el norte interno y esto se traduce sencillamente en Gestión del Conocimiento.

Para tener un panorama más claro de la situación, recurrimos a uno de los tantos emprendedores que tiene Colombia, pero que en este caso especial, a su corta edad, cuenta con la experiencia necesaria en la materialización de más de una iniciativa emprendedora y paralelamente a padecido la inclemencia de no Gestionar su Conocimiento interno.

Si bien, esta es tan solo una de las tantas historias relacionadas con el tema, lo verdaderamente cierto es que más que una obligación, la tarea de Gestión de Conocimiento es premisa para abordar el emprendimiento.

Por más conferencias, seminarios, capacitaciones, entrenamientos, especializaciones, diplomados, Phd, que se hagan en emprendimiento, siempre, ¡que quede claro!, el conocimiento deberá ser administrado y mientras más próximo se haga, más se estará preparado para enfrentar esos obstáculos que esperamos se entienda a partir de ahora que NO SON SOLO DE FUERA.

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Equipo Rubikey